Mở ra một quán cafe không phải là việc quá khó. Bạn chỉ cần có một khoảng tiền là có hàng trăm đơn vị có thể hỗ trợ bạn dựng ra một quán cafe xinh xinh để kinh doanh. Tuy nhiên điều quan trọng nhất của một dự án quán cafe luôn là doanh thu và lợi nhuận. Lúc đó vai trò của người quản lý quán cafe sẽ cần được đề cao. Tại Việt Nam thường chủ quán kiêm luôn vai trò quản lý kinh doanh. Tuy nhiên theo bản thân mình đối với một mô hình kinh doanh hiệu quản thì chủ quán không nên làm như vậy. Bạn cần có đội ngũ và giao việc cho từng bộ phận. Thông qua nhân viên những công việc thường nhật tại quán cafe được tổ chức triển khai đúng quy trình. Người quản lý quán cafe cần tập trung thời gian và trí óc cho những công việc chiến lược kinh doanh và thực thi quan trọng. Trong bài viết này hãy cùng Mr Quản tìm hiểu quản lý quán cafe cần làm những gì.
Định nghĩa vị trí quản lý quán cafe
Lượn qua 1 vòng google và đọc những bài về chủ đề quản lý quán cafe. Mình nhận thấy một điều rất nguy hiểm đối với các bài viết hướng dẫn công việc của quản lý quán cafe. Các bài viết này đều hướng dẫn cho vai trò quản lý quán cafe làm tất cả các công việc của nhân viên phục vụ trong quán. Điều này cực kỳ nguy hiểm. lý do nằm ở chỗ quản lý mà dành thời gian làm việc của nhân viên. Lúc đó chủ quán phải tốn tiền thuê quản lý chỉ để làm việc của một nhân viên phục vụ. Và việc chính của quản lý là tổ chức vận hành, thực hiện kế hoạch kinh doanh lại không được đảm bảo.
Theo wikipedia Quản lý kinh doanh là việc quản trị của một tổ chức. Cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực. Thuật ngữ “quản lý” cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức.
Như vậy từ khái niệm quản lý kinh doanh bạn có thể suy ra khái niệm quản lý quán cafe. Bản thân mình định nghĩa quản lý quán cafe như sau:
Quản lý quán cafe là hoạt động thiết lập chiến lược và điều phối nguồn lực của nhân viên. Dựa vào quy trình và các công cụ hỗ trợ để hoạt động kinh doanh quán cafe được đảm bảo và đi đúng định hướng của chủ đầu tư.
Tại Việt Nam phần lớn chủ quán cafe tự mình đứng ra làm các hoạt động khác của nhân viên. Nhìn sơ thì thấy cách này giúp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên về dài hạn cách làm này khiến bạn chẳng có nhiều thời gian cho việc hoạch định chiến lược, lên kế hoạch và thực thi kế hoạch kinh doanh. Đó cũng là một phần lý do số lượng khách đến quán không đảm bảo lợi nhuận mong muốn.
Những sai lầm về quản lý quán cafe
Với kinh nghiệm tiếp xúc với nhiều chủ quản và quản lý quán cafe. Mình nhận thấy có rất nhiều cách hiểu sai lầm về quản lý quán cafe cần làm những gì. Mình liệt kê một số quan điểm sai lầm như sau:
- Quản lý quán cafe kiểm nhiệm mọi công việc trong quán. Bản thân mình nhận thấy và tin rằng quản lý quán cafe chỉ nên làm những việc mà nhân viên không thể làm. Còn những việc đã thuê nhân viên và họ không quá bận để làm công việc đó thì không nên giành việc của nhân viên đó.
- Quản lý cafe chỉ đứng ở quán và đảm bảo quán được vận hành đúng. Vậy khả năng bạn đã đồng nhất vị trí quản lý quán cafe và trưởng ca làm việc.
Khác nhau giữa ca trưởng và quản lý quán cafe
| Quản lý quán cafe | Trưởng ca quán cafe | |
| Yêu cầu có mặt tại quán | Không yêu cầu | Yêu cầu có mặt trong ca làm |
| Cấp trên trực tiếp | Chủ đầu tư quán | Quản lý quán |
| Mức lương | Lương cứng + Hoa hồng KPI | Lương theo giờ |
| Yêu cầu kỹ năng | Quản trị kinh doanh | Không yêu cầu |
| Công việc chính | Quản lý quán cafe | Vận hành quán trong ca làm việc |
| Kiêm nhiệm | Chủ quán kiêm nhiệm | Thu ngân kiêm nhiệm |
Những tố chất của một quản lý quán cafe giỏi
Đới với bản thân mình một quản lý giỏi chỉ có 2 tiêu chí đánh giá chính:
- Doanh thu và lợi nhuận quán tốt và được tăng trưởng. Tất nhiên trong điều kiện ngoại cảnh, tình hình chính trị, xã hội được đảm bảo;
- Hoạt động kinh doanh được đảm bảo vận hành đúng quy trình. Quy trình được cải tiến liên tục.
Một người quản lý quán cafe giỏi cần có những yếu tố:
- Khả năng tổ chức vận hành tổ chức;
- Khả năng tuyển dụng và đào tạo nhân sự;
- Khả năng làm việc với con số, sử dụng các báo cáo để đánh giá hoạt động kinh doanh;
- Khả năng lên kế hoạch và tìm kiếm nguồn lực thực hiện kế hoạch;
- Khả năng làm việc nhóm và làm việc độc lập
Nếu bạn thuê quản lý bạn chỉ cần nêu đề bài và quản lý quán cafe cần phải có chiến lược và kế hoạch thực thi cụ thể. Bạn cũng nên tôn trọng những tầm nhìn và cách thực hiện khi đã thuê quản lý. Theo mình nếu thuê thì phải tin, nếu không tin thì tốt nhất bạn nên tự làm quản lý quán cafe là tốt nhất.
Những công việc của vị trí quản lý quán cafe
Như chủ đề chính của bài viết này “quản lý quán cafe cần làm những gì“. Với cách nhìn của một người đã từng là nhân viên quán cafe, quản lý kinh doanh của quán cafe và chủ quán cafe. Mình chỉ liệt kê 2 công việc chính của vị trí quản lý quán cafe cần làm. Rất mong nhận được sự góp ý của các bạn.
Một chút quảng cáo: Nếu bạn đang cần một phần mềm quản lý quán cafe tốt, đảm bảo nhu cầu quản lý. Đặc biệt được hỗ trợ trực tiếp bởi mình. Hãy liên hệ 0929 292 606 (mr Quản) để được tư vấn chi tiết.
1. Hoạch định chiến lược kinh doanh
Với vai trò của một quản lý quán cafe, bạn cần hiểu được tầm quan trọng của bản thân mình đối với kết quả hoạt động kinh doanh của quán. Bạn cần trăn trở với những điều đang diễn ra đối với khách hàng, với nhân viên của bạn.
1.1 Nắm được định vị khách hàng và mô hình kinh doanh của quán cafe
Mình cho rằng đây là yếu tố quan trọng nhất của một quản lý kinh doanh quán cafe. Có thể bạn ấy giỏi, có cách làm riêng nhưng không hiểu định vị và mong muốn của chủ đầu tư. Thì việc điều hành quán cafe sẽ gặp rất nhiều vấn đề. Đặc biệt là xung đột giữa chủ đầu tư và vị trí quản lý. Ở đây chúng ta thường nghe “Người phù hợp tốt hơn người giỏi là như vậy”.
Bạn cần một quản lý kinh doanh giỏi về nhân sự, quy trình và làm việc với nhân viên. Nhưng bạn quản lý thì giỏi làm việc với con số, cải tiến quy trình và marketing. như vậy là không phù hợp rồi.
Khi tuyển một quản lý phù hợp và nắm được định vị và mục tiêu của chủ đầu tư. Mọi thứ sẽ rất dễ tìm được tiếng nói chung.
1.2 Lên kế hoạch để thực hiện mục tiêu kinh doanh quán cafe
Nếu bạn tự đứng ra quản lý quán cafe, hoặc thuê nhân viên quản lý. Bạn luôn phải đặt ra những mục tiêu kinh doanh cụ thể trong mỗi giai đoạn. Ví dụ “đạt được lượng khách hòa vốn trong vòng 3 tháng” hoặc đạt được lợi nhuận 15% trên doanh thu. Đó luôn là những con số rõ ràng và cần sự cam kết của quản lý. Tất nhiên mọi cam kết đạt được cần sự tưởng thưởng và mức hoa hồng tương xứng.
Còn nếu bạn là chủ quán cafe kiêm vị trí quản lý. Bạn cũng nên đặt mục tiêu và lên kế hoạch kinh doanh cho mình. Bởi như vậy mới kiểm soát được doanh thu và lợi nhuận của quán.
Phát triển sản phẩm mới
Các sản phẩm đồ uống mới theo trend hoặc mang tính chất mới mẻ luôn là điều một quản lý quán cafe cần cập nhật. Bạn có thể để ý một case study thành công vang dội đó chính là Trà sen vàng của Highland. Món đồ uống này nhanh chóng được đánh giá tốt bởi khách hàng và mang lại doanh thu rất lớn cho cả chuỗi quán cafe này.
Bổ sung các sản phẩm bán kèm
Các sản phẩm bán kèm hay sản phẩm upsale luôn mang trong mình giá trị giúp tăng doanh thu rất lớn. Trước kia trung bình quán cafe có doanh thu trung bình mỗi khách hàng chỉ khoảng 25.000đ/người. Khi áp dụng các sản phẩm bán kèm cùng kế hoạch triển khai bài bản. Quản lý quán cafe hoàn toàn có thể tăng trưởng mức doanh thu trung bình này lên 28.000đ hoặc thậm chí 30.000đ cho mỗi khách hàng.
Bạn có thể để ý quản lý kinh doanh của các chuỗi cafe lớn làm rất tốt vấn đề này. Nếu là một quản lý quán cafe bạn cũng nên học hỏi theo họ. Trên đây chỉ là 2 trong nhiều cách mà bạn hoàn toàn có thể đưa vào hoạt động của quán cafe để gia tăng doanh thu.
1.3 Lên kế hoạch và thực thi kế hoạch marketing thu hút khách hàng
Tìm kiếm khách hàng mới cho quán cafe thường chiếm ít nhất 25% thời gian trong công việc quản lý quán cafe. Trong khi hoạt động điều hành quán giúp bạn giữ chân được khách hàng. Thì việc lên các chương trình marketing giúp phát triển lượng khách hàng mới. Lượng khách hàng này cần được phát triển đều đặn để bù đắp cho lượng khách hàng cũ mất đi.
Trong bài viết marketing quán cafe mình có đề cập đến 9 bước lập kế hoạch tiếp thị và quảng bá quán cafe chi tiết. Bạn có thể tham khảo.
1.4 Lên kế hoạch và thực thi kế hoạch chăm sóc khách hàng
Marketing giúp phát triển khách hàng mới. Nhưng dịch vụ khách hàng, trải nghiệm khách hàng mới giữ chân được khách hàng. Bạn phải tốn 4 đồng để phát triển 1 khách hàng mới. Trong khi đó bạn chỉ cần tốn 1 đồng để giữ chân khách hàng trung thành.
Là một quản lý quán cafe cần biết tổ chức các chương trình chăm sóc khách hàng thường xuyên. Nó có thể là chụp ảnh check-in tại quán. Quà tặng sinh nhật cho khách hàng thân thiết. Hoặc quan trọng nhất là xây dựng cung cách phục vụ thành tâm và chuyên nghiệp. Có khi bạn không cần marketing nhiều mà nhờ truyền miệng khách cũng sẽ tới đông.
1.5 Nắm báo cáo hoạt động kinh doanh và báo cáo chủ đầu tư
Điều này sẽ khá đơn giản nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Chủ đầu tư có thể sử dụng ứng dụng trên điện thoại di động để quản lý tình hình kinh doanh. Kết quả kinh doanh cũng được thế hiện cụ thể hàng ngày, ngày tuần, hàng tháng và quý.
Tuy nhiên trên thực tế không dễ như vậy. Ngoài báo cáo trên điện thoại di động, quản lý quán cafe cần thực hiện báo cáo kinh doanh chi tiết hơn và phục vụ cho nhu cầu quản trị cụ thể tại quán.
Báo cáo hoạt động kinh doanh quán cafe nói lên được rất nhiều điều về sức khỏe kinh doanh của quán. Đánh giá đúng tình hình bạn sẽ đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả.
2. Tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh quán cafe
Điều hành quán cafe là công việc tốn khá nhiều thời gian của quản lý quán cafe. Nếu quán có quy mô lớn, bạn hoàn toàn có thể đề xuất tuyển thêm trưởng ca, hoặc linh động thêm nhiệm vụ trưởng ca cho thu ngân. Thời gian tiết kiệm được bạn có thể dùng tâm trí để hoạch định chiến lược và triển khai các công việc thuần túy của quản lý.
Tuy nhiên thực tiễn tại Việt Nam không nhiều quán có nhu cầu hay ngân sách để thuê thêm trưởng ca. Điều này làm phòng thêm một khoản chi phí lương. Chính vì vậy quản lý thường sẽ cần có mặt tại quán để xử lý các công việc mà nhân viên không thể xử lý được.
2.1 Quản lý thu chi tiền trong cửa hàng
Quản lý thu tiền trong quán là vai trò của nhân viên thu ngân. Tuy nhiên nếu bạn đã đọc bài viết 10 cách nhân viên gian lận trong quán cafe của mình. Bạn sẽ hoàn toàn từ bỏ ý nghĩ này. Quản lý quán cafe cần đặt ra những nguyên tắc làm việc. Cụ thể hơn là bảng quy trình làm việc của nhân viên thu ngân quán cafe để kiểm soát việc nhân viên có thể ăn chặn tiền của cửa hàng.
- Bắt buộc tính tiền phải in 2 hóa đơn, khách giữ 1 cái, ghim lại 1 cái;
- Bắt buộc khi nhận và trả tiền thừa cho khách hàng phải thông báo cụ thể cho khách hàng biết;
Đó là khoản thu, còn đối với các khoản chi thông thường mình không khuyến khích gộp chung với tiền trong ca bán hàng. Quản lý cần có ngân sách riêng để chi cho các hoạt động quản lý quán. Quản lý có thể phân quyền cho nhân viên thu ngân được chi các khoản tiền dưới 200.000đ để phục vụ hoạt động của quán. Còn đối với các khoản chi lớn hơn thì phải do quản lý quán cafe chi hoặc được duyệt bởi quản lý.
2.2 Phục vụ những khách hàng đặc biệt
Quán cafe luôn có những vị khách “đặc biệt”, đó có thể là những người giúp đỡ hoạt động kinh doanh của quán, người quen của chủ đầu tư. Hoặc nhiều khi cũng là mấy anh bên phường, bên An toàn vệ sinh thực phẩm đến kiểm tra.
Lúc này quản lý phải có kỹ năng giao tiếp và xử lý vấn đề tốt để xử lý vấn đề. Đây cũng là lý do vị trí quản lý quán cafe ít dành cho những bạn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm va chạm thực tế.
2.3 Đảm bảo quán cafe vận hành theo quy trình
Quản lý quán cafe cần được ra quy trình làm việc của tát cả nhân viên trong quán cafe. Trong bài viết quy trình làm việc nhân viên quán cafe mình cũng có những hướng dẫn khá chi tiết. Quy trình này giúp quản lý không cần lúc nào cũng hiện diện tại quán mà các công việc cũng được nhân viên thực hiện đúng theo quy trình.
Tất nhiên thời gian đầu áp dụng các quy trình này sẽ tốn nhiều thời gian trong khâu đào tạo và điều chính. Nhưng sau khi mọi thứ đã vào khuôn khổ thì quản lý sẽ rất khỏe. Đó cũng chính là lý do mình khuyến khích anh chị quản lý, chủ quán cafe nên tạo ra quy trình để hỗ trợ nhân viên làm việc. Hơn là xem mình là một camera đi theo giám sát từng hoạt động của họ.
Quy trình order và thanh toán
Có 2 mô hình order và thanh toán chính trong quán cafe:
- Mô hình order tại quầy: Bạn có thể tiết kiệm vài nhân sự vận hành nhờ quy trình này. Tuy nhiên bạn cần tuyển được bạn nhân viên thu ngân nhanh nhẹn và có khả năng giao tiếp tốt. Họ sẽ làm rất tốt nghiệm vụ order và tính tiền cho khách hàng. Cái duyên của họ giúp quán phát triển kinh doanh thuận lợi.
- Mô hình order tại bàn: Mô hình này thường thấy ở các quán cafe sân vườn. Nhân viên có thể dùng giấy để ghi order hoặc mình khuyến khích anh chị dùng điện thoại để order thông báo quầy Bar. Nhân viên không cần phải di chuyển quá nhiều.
Quy trình tiếp đón, giữ xe khách hàng
Khi khách đến thì nhân viên bảo vệ cần làm gì, hướng dẫn chỗ để xe cho khách hàng hay dắt xe cho khách. Nhân viên phục vụ có thể gợi ý chỗ ngồi cho khách hàng và châm trà đá. Nhân viên order sẽ gợi ý món cho khách hàng và thông báo cho quầy bar. Mọi thứ cần được quản lý đào tạo theo quy chuẩn làm việc chung. Các bộ phận trong quán cafe cần thực hiện đúng nhiệm vụ của mình. Từ đó động tác thừa sẽ được hạn chế và tính chuyên nghiệp sẽ được nâng cao.
Với vai trò là một quản lý quán cafe. Bạn cần quan sát và đánh giá quy trình làm việc của nhân viên thường xuyên. Từ đó xem xét có nên thay đổi gì không. Ngoài ra việc lắng nghe góp ý của khách hàng, nhân viên sẽ giúp bạn cải tiến quy trình làm việc rất tốt.
2.4 Giải quyết các vấn đề mà nhân viên không thể xử lý
Co dù nhân viên của bạn có thạo việc đến đâu thì vẫn luôn có những vấn đề phát sinh ngoài tầm kiểm soát và xử lý của họ. Ví dụ như một khách hàng khó tính đang la lối trong quán cafe. Hoặc cũng có thể là những tình huống đặc biệt về con người. Bạn không thể quá trông chờ về khả năng xử lý của các bạn nhân viên. Lúc đó quản lý quán cafe cần đứng ra giải quyết. Lúc này sự quyết đoán, khả năng giao tiếp, nhìn nhận và xử lý vấn đề của quản lý sẽ được đề cao.
2.5 Quản lý kho và hoạt động mua hàng
Nếu phát triển và giữ chân khách hàng giúp tăng doanh thu quán cafe. Thì kiểm soát được kho mới chính là chìa khóa giúp tối ưu lợi nhuận quán cafe. Trong bài viết mở quán cafe cần bao nhiêu vốn mình có đề cập tới việc tỉ trọng nguyên vật liệu chỉ được chiếm tối đa 30% doanh thu của quán cafe. Chính vì thế một quản lý cần đảm bảo kho nguyên vật liệu được kiểm soát tốt nhất.
Quản lý quán cafe cần làm việc trực tiếp với bộ phận pha chế để đưa ra kế hoạch mua hàng tối ưu. Vì cơ bản bạn đều biết những hàng nhanh hỏng thì chỉ nên mua đủ. Còn đối với các loại nguyên vật liệu để được lâu thì nên mua nhiều để được chiết khấu cao. Tất nhiên phải cân đối về kế hoạch dòng tiền cửa hàng để biết nên chi bao nhiêu tiền để mua.
Gợi ý cho bạn đó là nên sử dụng chức năng quản lý định lượng trong phần mềm quản lý quán cafe. Nó sẽ giúp ích rất nhiều trong quản lý kho và cảnh báo hàng tốn trong quán.
2.6 Đào tạo, quản lý nhân viên
Nếu bạn đã mở quán cafe thì bạn chẳng lạ gì với việc thay đổi liên tục của nhân viên trong quán. Phần lớn vì nhân viên quán cafe là những bạn làm việc bán thời gian (partime). Và độ gắn yêu và gắn bó với q bó của các bạn không nhiều vì cần đảm bảo công việc học tập và thực tập. Chính vì thế quản lý quán cafe thường xuyên phải tuyển dụng mới và đào tạo nhân viên.
Bạn có thể tham gia vào các nhóm sinh viên trường Đại học, Cao đẳng gần quán cafe để đăng tin tuyển dụng. Còn vấn đề đào tạo nhân viên bạn hãy có cho mình mô tả công việc và quy trình cho từng bộ phận. Nó là vũ khí rất lợi hại để rút ngắn thời gian đào tạo được một nhân viên nắm việc tốt.
Nhân viên cần được đào tạo phải nhớ tên khách hàng và thường xuyên quan tâm họ. Tất nhiên bạn nên có những khoản thưởng riêng với những nhân viên có biểu hiện tốt. Hoặc cũng có thể cho bình chọn nhân viên xuất sắc với phần thưởng tiền mặt. Lúc này bạn sẽ thấy cách làm của nhân viên thay đổi rõ rệt.
2.7 Tính lương và các công tác nhân sự khác
Dựa theo bảng chấm công để tính lương nhân viên và các công tác thăm hỏi nhân viên. Điều này giúp nhân sự yêu và gắn bó với quán lâu hơn và có năng lượng tích cực để làm việc. Bạn cũng có thể chọn một bạn nhân viên phù hợp để hỗ trợ tính lương và lập bảng chi lương nhân viên.
Bạn cũng có thể sử dụng chức năng quản lý và tính lương nhân viên của phần mềm quản lý quán cafe KiotViet để tính lương chính xác và nhanh chóng. Liên hệ Mr Quản để được tư vấn thêm nhé.
2.8 Quản lý cơ sở vật chất và đề xuất mua thêm vật dụng
Tổ chức mở và đóng cửa quán để có thể giữ gìn cơ sở vật chất trong quán là một yêu cầu rất quan trọng. Một tháng lời được bao nhiêu chưa biết mà bị trộm ghé thăm thế là xác định tháng đó hết có lời. Nguyên tắc sử dụng điện, nước cũng nên được đưa ra để tránh nhân viên buông thả trong quá trình làm việc.
Nếu quán có nhu cầu mua thêm vật dụng trong quá trình hoạt động. Quản lý quán cafe sẽ lên kế hoạch đề xuất với chủ đầu tư để trang bị thêm.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của mình về chủ đề quản lý quán cafe cần làm những gì. Còn một phần chia sẻ kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý bán hàng trong quản lý quán cafe mình sẽ bổ sung trong thời gian tới. Chúc các bạn thành công.
Trung Mạc
Trung Mạc là tác giả, điều hành tại Blog Mr Quản. Trung có kinh nghiệm hơn 8 năm trong lĩnh vực quản lý bán hàng.
