Máy in hóa đơn là thiết bị không thể thiếu trong các cửa hàng tiện lợi, shop thời trang, nhà hàng, quán cafe v.v Do vậy nhu cầu sử dụng máy in này là rất nhiều. Tuy nhiên có nhiều bạn thu ngân chưa biết cách để thay giấy in sao cho nhanh và chính xác. Trong bài viết này Mr Quản sẽ hướng dẫn anh chị cách thay giấy in hóa đơn một cách đơn giản và khắc phục một số lỗi thường gặp khi anh chị thay giấy in bill tại cửa hàng.
Cách lắp giấy in hóa đơn
Có nhiều loại máy in hóa đơn trên thị trường. Thông dụng và có thể kể tới như:
- Máy in hóa đơn Kpos của KiotViet
- Máy in hóa đơn Xprinter
- Máy in hóa đơn Epson
- Máy in hóa đơn K58
Và nhiều loại máy in khác. Tuy nhiên tất cả các loại máy in hóa đơn đều có cách thay giấy in như nhau. Nên bạn hoàn toàn an tâm cách mình hướng dẫn các bạn sau đâu sẽ áp dụng được với mọi loại máy in hóa đơn.
Ngoài ra chúng ta sẽ có 2 loại giấy in thông dụng: GIấy in nhiệt k80 và giấy in nhiệt k58. Sau đây chúng ta sẽ bắt đầu 5 bước để có thể thay giấy in bill
Bước 1: Chuẩn bị giấy in hóa đơn
Giấy in hóa đơn chưa mực in, khi có nhiệt từ máy in hóa đơn tác dụng vào thì sẽ ra mực và dựa vào trục đẩy của máy đưa giấy in ra ngoài. Chính vì vậy khi sử dụng máy in hóa đơn nhiệt bạn sẽ không cần phải thay mực in. Khi hết giấy in hóa đơn máy in sẽ kêu tít tít khá khó chịu. Bạn có thể tắt máy và đi lấy giấy in hóa đơn để thay.
Giấy in hóa đơn nhiệt có 2 loại chính là khổ 80mm và 58mm. Khi bạn mua máy in hóa đơn thì đơn vị bán máy sẽ tư vấn luôn cho bạn giấy in.
Bước 2: Mở nắp máy in
Đối với các loại máy in k80 thì sẽ có 1 nút để mở nắp máy in. Thông thường nút này sẽ là nút lớn nhất trên máy. Ví dụ như đối với máy in hóa đơn KPos của KiotViet thì bạn sẽ thấy nút mở nắp máy chìm bên dưới thân máy như trong ảnh bên dưới. Bạn tác dụng lực nhấn vào nút này để nắp máy in mở ra.
Còn đối với các máy in hóa đơn k58 bạn phải bóp 2 bên nắp của máy in để mở ra. Bạn cần để ý chỗ lõm xuống của thân máy để có thể mở ra thành công.
Bước 3: Đặt giấy in hóa đơn cho đúng
Bạn tháo phần dính của giấy in hóa đơn ra và đặt vào máy in. Lưu ý bạn phải đặt chiều đi ra của giấy in nằm ở bên dưới thì mới đúng. Bởi vì cơ chế của máy in nhiệt là đầu nhiệt của máy in tác dụng vào giấy in để tạo ra mực. Do vậy nếu bạn để giấy ngược lên trên thì chắc chắn khi in giấy sẽ chạy ra nhưng không có tí mực nào.
Ngoài ra bạn sẽ phải kéo giấy in ra ngoài miệng máy 1 tí. nếu bạn bỏ toàn bộ giấy vào bên trong thì chắc chắn khi in giấy sẽ không chạy ra được.
Bước 4: Đóng nắp giấy in
Bạn đóng nắp máy lại như lúc mở ra và nghe 1 tiếng cộp là xong. Lưu ý giấy in phải dư ra ngoài 1 ít như trong ảnh các bạn nhé.
Bước 5: Kiểm tra
Có 3 cách kiểm tra giấy in đã đặt đúng hay chưa. Tùy vào độ rảnh của bạn thì bạn có thể kiểm tra như sau:
Cách 1: Nếu trước đó bạn in hóa đơn và chưa hết bill mà giấy in bị hết. Khi bạn thay giấy in hóa đơn vào thì bill sẽ tiếp tục in ra. Như vậy là đã thành công.
Cách 2: Bạn nhấn nút Feed ở trên máy in. Giấy in sẽ chạy ra một khúc như vậy là giấy in bình thường.
Cách 3: Bạn tắt nguồn máy in, nhấn giữ nút Feed, bật nguồn máy và thả nút feed sau 4 giây. Máy in sẽ in ra 1 phiếu in test có mực như vậy là đã chắc chắn thành công.
Video bên dưới sẽ giúp bạn hình dung cách thay giấy in hóa đơn một cách trực quan. Chúc các bạn thành công.
Một số lỗi thường gặp khi lắp giấy in hóa đơn
Mình tin chắc rằng trong những lần đầu sử dụng máy in hóa đơn. Hoặc nếu bạn chưa để ý thì bạn sẽ thường xuyên gặp 2 lỗi này khi thay giấy in hóa đơn. Cùng xem nguyên nhân và cách khắc phục nhé.
Giấy in không chạy ra
Nếu trường hợp trước khi thay giấy in hóa đơn máy hoạt động bình thường. Sau khi thay giấy bạn nhấn in hóa đơn thì giấy không chạy ra thì nguyên nhân phần lớn do giấy in đang bị bỏ toàn bộ bên trong máy. Bạn cần để đầu giấy in ra ngoài miệng máy 1 tí để máy có thể đẩy giấy ra khi in.
Giấy in không ra mực
Nếu bạn nhấn in hóa đơn từ phần mềm quản lý bán hàng. Tuy nhiên máy in chỉ đẩy giấy ra mà không có chút mực nào. Lúc này có phải bạn đang lo lắng là do máy in hóa đơn hỏng không. Thực chất lý do đến từ việc bạn đang đặt chiều giấy in hóa đơn không đúng. Hãy thử đổi chiều giấy in đi ra xuống dưới bạn sẽ thấy máy in ra có mực bình thowngf.
Khi lắp giấy in vào thì hóa đơn chưa in xong có in tiếp không
Khi bạn đang in hóa đơn và hết giấy thì chắc chắn bạn cần thay giấy in hóa đơn ngay để tiếp tục bán hàng. Tuy nhiên hóa đơn bạn đang in dở sẽ không được trọn vẹn. Khi thay giấy in hóa đơn xong thì máy sẽ tiếp tục in đoạn hóa đơn chưa được in xong. Lúc này bạn cần vào phần hóa đơn của phần mềm quản lý bán hàng để tiếp tục in lại phiếu đó cho khách hàng.
Như vầy là mình đã hướng dẫn xong cho bạn cách thay giấy in hóa đơn khi hết giấy. Mong rằng những chia sẻ này sẽ giúp ích được cho bạn trong công việc. Chúc bạn sức khỏe và thành công.
Trung Mạc
Trung Mạc là tác giả, điều hành tại Blog Mr Quản. Trung có kinh nghiệm hơn 8 năm trong lĩnh vực quản lý bán hàng.
