3 cách quản lý kho quán cafe hiệu quả, ít tốn sức

5/5 - (1 bình chọn)

Quản lý kho quán cafe là hoạt động không hề dễ dàng. Khác hẳn khi bạn quản lý một cửa hàng tạp hóa hay một cơ sở dịch vụ. Quản lý kho quán cafe đặt ra bài toán làm sao để có thể định lượng được hàng bán, trừ kho nguyên liệu tương ứng và biết được tồn kho. Trên lý thuyết là như vậy nhưng thức tế gần như không có cơ sở quán cafe nhỏ nào có thể quản lý kho tuyệt đối theo định lượng. Trong bài viết này Mr Quản sẽ cùng anh chị phân tích và tìm hiểu cách quản lý tồn kho quán cafe hiệu quả.

Những vấn đề trong quản lý tồn kho quán cafe

Tồn kho trong một cửa hàng cafe chủ yếu là vấn đề xoay quanh nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Khác với mô hình tạp hóa nhập vào sao bán ra như vậy. Mảng kinh doanh cafe nói riêng hay mảng FnB nói chung bắt buộc phải thông qua khâu pha chế, chế biến để đưa sản phẩm ra tiêu thụ. Cũng chính vì vậy mà nhiều vấn đề trong tồn kho quán cafe đã được đặt ra và rất khó giải quyết.

Kiểm soát cost (Nguyên vật liệu/Doanh thu)

Chi phí Cost hay tỷ trọng nguyên vật liệu/doanh thu hay chi phí hàng bán là một khoản chi phí biến đổi trong quán cafe. Chính vì vậy nếu doanh thu bán hàng tăng thì khoản chi phí này cũng tăng theo. Từ đó việc kiểm soát và tối ưu càng tốt Cost sẽ giúp khoản lợi nhuận của bạn được gia tăng. Hiểu đơn giản nếu doanh thu quán của bạn là 100tr/tháng. Thì tiết kiệm được 1% chi phí cost bạn sẽ thu về thêm 1 triệu mỗi tháng.

Thông thường với mô hình kinh doanh cafe hiện tại ở Việt Nam. Tỉ trọng Cost trong doanh thu thường sẽ rơi vào 20% cho đến 30% tùy vào quy mô và định vị sản phẩm. Dù có tăng doanh thu cao nhưng chưa tối ưu được Cost thì khoản lợi nhuận của bạn sẽ không có nhiều.

Kiểm soát tỉ lệ hư hỏng nguyên vật liệu

Đối với những món có thời gian giữ được tươi không lâu như Cam, sữa tươi. Chính vì thế việc làm sao đẩy được hàng bán cho các sản phẩm này, hoặc dữ trữ với số lượng hợp lý giúp bạn giảm tỉ lệ hư hỏng. Cân bằng giữa số lượng bán ra và tồn kho là điều kiện tiên quyết để bạn có thể giảm được tỉ trọng hư hỏng.

Trường hợp quán của bạn có mức doanh thu 100tr/tháng. Tuy nhiên tỉ lệ hư hỏng của nguyên vật liệu khoảng 2% thì mỗi tháng bạn sẽ mất đi khoảng 500.000đ. Thấy nhỏ vậy đó chứ càng tối ưu được tốt các con số này thì tiền lời càng nhiều. Đặc biệt là các quán lớn vấn đề và con số này càng nghiêm trọng hơn.

Thiếu nguyên vật liệu để pha chế

Không biết được nguyên vật liệu trong kho là bao nhiêu khiến pha chế không chủ động về hàng bán. Lỡ một hôm lượng khách đột biến trời nóng dùng nước cam nhiều mà không trữ đủ thì mệt. Lúc đó phải cử 1 nhân viên đi mua cho kịp. Nhiều quán cafe hay quản lý theo kiểu cái nào hết thì mua thôi có gì đâu căng thẳng. Nhưng thưa anh chị do vậy nên khách mới đánh giá thấp về dịch vụ của quán và bỏ qua quán đối thủ đấy ạ.

Chi phí nguyên vật liệu cao

Làm sao để mua hàng của nhà cung cấp giá tốt nhưng vẫn giữ được chất lượng đầu ra. Có nên mua nhiều hơn để được giảm giá hay không. Có nên sử dụng máy làm đá để tiết kiệm chi phí mua đá hằng ngày và có được đá sạch. Hay có nên thay sữa Ngôi sao phương nam thường dùng bằng loại sữa khác có chi phí rẻ hơn hay không.

Tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu mình đã nói rất rõ ở trên. Tiết kiệm được đồng nào là bỏ túi ngay được đồng đó. Chính vì vậy một người quản lý quán cafe phải biết được cách để tiết kiệm chi phí mua hàng cho quán.

Nhân viên gian lận trong kho

Câu chuyện nhân viên gian lận không phải là câu chuyện hiếm trong lĩnh vực quán cafe. Trong bài viết 10 cách nhân viên gian lận quán cafe mình đã phân tích một số thủ thuật để nhân viên qua mặt chủ quán. Trong đó có 1 phần là nhân viên lấy hàng từ kho ra ngoài để kiếm chút ít. Quản lý được nhân viên không giở trò trong kho là một điều bắt buộc. Bạn có thể áp dụng quy trình hoặc yêu thương nhân viên để họ yêu thương lại bạn.

Sắp xếp kho không hợp lý

Sắp xếp kho làm sao để nhân viên dễ dàng lấy, tránh đổ vỡ. Các món đồ khô, đồ tươi để ở đâu để tránh hư hỏng. Đặc biệt là chống chuột là những yêu cầu căn bản trong sắp xếp kho. Một kho, quầy pha chế được sắp xếp hợp lý giúp cửa hàng có thể tối ưu thời gian phục vụ và giảm hư hỏng trong khâu vận hành.

Quản lý định lượng trong kho của quán cafe

Định lượng hàng bán là một phương pháp giúp quản lý tồn kho tốt nhất của một quán mô hình FnB. Dựa vào công thức định lượng, khi cửa hàng bán hàng thành công, nguyên vật liệu ngay lập tức sẽ được trừ theo công thức đã khai báo. Tất nhiên để có thể quản lý định lượng quán cafe cửa hàng của bạn cần trang bị phần mềm quản lý bán hàng.

Xem thêm: Top 8 phần mềm quản lý quán cafe hỗ trợ định lượng hàng bán

Cách thiết lập công thức định lượng trong quán cafe

Để thiết lập công thức định lượng hàng bán, đầu tiên bạn cần thiết lập công thức pha chế chuẩn. Khi thiết lập công thức pha chế xong bạn sẽ bắt đầu số hóa các con số vào Excel. Ví dụ bên dưới sẽ giúp bạn dễ hiểu hơn.

Món định lượng: Cafe sữa

Thực hiện: 12gram Cafe bột + 20ml sữa đặc

Các tham số cần quan tâm:

1kg Cafe hạt xay ra 1kg cafe bột (Trên thực tế sẽ bị mất từ 1-2%) giá 160.000đ/kg
1 hộp sữa Ngôi sao phương Nam 1.284kg ~ 1 lít giá 62.000đ;

Nguyên liệu	Số lượng	Giá trị cơ bản (Giá mua/đơn vị)	Thành tiền
Cafe bột	25 gram	160đ/gram	4.000đ
Sữa đặc	20ml	62đ/ml	1.240đ
Tổng			5.240đ

Do đá, nước sôi là những thứ có cấu thành nhỏ nên mình không đưa vào. Phần này mình cho vào chi phí quản lý khác của cửa hàng. Tiền đá mình cho vào giá thành toàn bộ hàng bán chứ không hoạch tính vào từng món.

Như vậy bạn đã có được định lượng chuẩn của món cafe sữa. Nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý quán cafe để quản lý tồn kho theo phương pháp định lượng. Thì khi bán 1 ly cafe sữa thì nguyên vật liệu sẽ trừ tương ứng với công thức bạn đã khai báo. Tương tự với các món khác bạn cũng sẽ dùng cách bên trên để tính toán. Tuy nhiên nếu bạn muốn sử dụng cách quản lý kho bằng công thức định lượng này và nghĩ nó dễ. Thì phải thông báo trước với bạn rằng “KHÔNG PHẢI VẬY ĐÂU”. Hãy theo dõi hết bài viết này nhé.

Tại sao quán cafe cần quản lý theo định lượng

Thông thường các quán cafe lớn hoặc các chuỗi quán cafe sẽ dùng cách quản lý theo định lượng để kiểm soát kho. Hoặc đối với các nhà hàng từ 3 sao trở lên cũng đã phải dùng phần mềm để áp dụng phương pháp này. Việc áp dụng phương pháp quản lý theo định lượng giúp các quán cafe biết được các thông số sau:

Kiểm soát được tỉ trọng nguyên vật liệu/Doanh thu

Chắc chắn những bạn nào đã áp dụng được thành công quản lý hàng bán định lượng sẽ biết rất rõ tỉ trọng nguyên vật liệu/giá bán. Từ đó rất dễ để có thể nhận biết được tình hình kinh doanh và quản trị của mình. Cố gắng kiểm soát Cost (bao gồm cả hư hỏng) nằm ở mức 25% giá bán giúp bạn đạt được chỉ số vàng khi kinh doanh cafe.

Kiểm soát được nhân viên mang đồ từ quán ra ngoài

Thông thường 1 tuần bạn sẽ tổ chức kiểm kho 1 lần. Nếu con số giữa thực tế và phần mềm quản lý thông báo tồn kho chênh lệch quá nhiều. Chắc chắn nhân viên có vấn đề. Lúc này bạn cần những nghiệp vụ sâu hơn để quan sát và đánh giá vấn đề ở đâu. Áp dụng quản lý kho bằng định lượng giúp cho bạn nhận thấy khâu tồn kho đang có vấn đề. Nó sẽ không giúp bạn biết được chính xác vấn đề ở đâu nhé.

Biết được tồn kho trong cửa hàng

Khi đã có công thức định lượng thì chắc chắn báo cáo tồn kho nguyên vật liệu sẽ thể hiện một phần nào đó thực tế tồn kho. Chắc chắn là trên thực tế sẽ có sai lệch. Nhưng dựa vào đây bạn sẽ biết được tồn kho của cửa hàng là bao nhiêu để có thể ra quyết định nhập hàng.

Tại sao quán cafe khó kiểm soát được định lượng

Chắc hẳn là nhiều anh chị phản biện rằng quán cafe rất khó có thể áp dụng kiểm soát định lượng trong kho. Và việc áp dụng này chỉ mang tính lý thuyết thôi. Mình hoàn toàn đồng ý với quan điểm này. Phần trình bày về cách kiểm soát kho bằng định lượng bên trên chỉ là lý thuyết để bạn có thể nắm phương pháp quản lý kho quán cafe chuyên nghiệp thôi. Trên thực tế vận hành quán của mình và tư vấn cho nhiều quán cafe. Mình nhận thấy có 4 khó khăn khiến rất ít quán cafe có thể áp dụng.

Nhân viên làm không chuẩn công thức

Đây là lý do dễ dẫn đến sai lệch nhất giữa báo cáo tồn kho nguyên vật liệu và thực tế. Nhân viên vui thì làm kiểu này, buồn thì làm kiểu khác. Định lượng thì không thường xuyên dùng nong, cân để đo lường mà chỉ làm theo cảm tính. Chính vì vậy dù có công thức định lượng cũng chẳng có ý nghĩa gì.

Đầu vào không chuẩn

Đầu vào hàng hóa không chuẩn do nhập liệu giữa thực tế và nhập liệu không đúng. Còn có những nguyên vật liệu qua thêm 1 khâu chế biến nữa mới ra được thành. Ví dụ như có quán cafe sẽ nhập đường kg về để nấu nước đường pha chế cho nhanh. Vì vậy mà để quản lý được đường trong quán theo phương pháp định lượng sẽ rất khó.

Hàng hóa bị hư hỏng, tốn thời gian nhập liệu

Ví dụ như 1 2 trái cam bị hỏng, bị đổ mất vài lạng đường v.v bạn có dùng thời gian để nhập liệu trừ kho hay không. Thú thật là “Chả rảnh để làm như vậy”. Chúng ta phải thừa nhận với nhau rằng việc hư hỏng, thất thoát trong quán cafe là điều hiển nhiên và phải chấp nhận có con số % hợp lý.

Thay đổi công thức pha chế

Chắc chắn trong khi vận hành quán cafe, để thay đổi theo thị hiếu và nhu cầu khách hàng. Quán cafe cần thay đổi công thức pha chế sao cho phù hợp với thực khách. Điều này tạo ra một trở ngại yêu cầu phần mềm quản lý bán hàng phải có khâu kết sổ kho. Để từ thời điểm thay đổi công thức định lượng, phần mềm sẽ không load công thức cũ nữa. Và khi chạy công thức định lượng mới cũng không đụng chạm tới tồn kho đã xuất xong ở quá khứ (Chỗ này sẽ hơi khó hiểu với những bạn chưa rành về phần mềm quản lý quán cafe).

Cắt giảm chi phí quán cafe nhưng phải đảm bảo doanh thu

Quán cafe nhỏ có nên dùng phần mềm quản lý quán cafe để kiểm soát định lượng

Nếu bạn hỏi mình câu hỏi quán cafe có nên dùng phần mềm quản lý quán cafe để kiểm soát tồn kho theo định lương không. Thì mình sẽ trả lời là “Có”. Nhưng mình không khuyên bạn sử dụng cách này cho toàn bộ hàng bán trong kho. Bạn chỉ nên dùng chức năng cho một số hàng hóa quan trọng và bán nhiều thôi. Việc áp dụng định lượng máy móc cho toàn bộ hàng hóa có trong cửa hàng sẽ làm bạn mất rất nhiều thời gian chỉ để quản lý kho hàng. Mà thực chất việc quản lý này cũng chẳng mang lại nhiều lợi ích. Thay vào việc quản lý 100% hàng hóa hãy thử 3 cách mình nghĩ bạn nên áp dụng cho quản lý kho quán cafe. Mình đã áp dụng và tư vấn cho nhiều quán dùng cách này khá hiệu quả.

3 cách quản lý kho quán cafe hiệu quả

Lưu ý: Đây là cách quản lý kho quán cafe mình đã áp dụng cho quán của mình và tư vấn cho một số quán khác. Trong quá trình sử dụng 3 cách này bạn có thể thay đổi sao cho phù hợp với tình hình thực tế và năng lực quản lý của bạn.

Kiểm soát kho theo nguyên tắc 80/20

Nếu bạn là người thích tìm hiểu về khoa học quản lý, chắc hẳn bạn đã nghe tới nguyên tắc 80/20. Nôm na nguyên tắc này hiểu là bạn chỉ cần làm 20% công việc để tạo ra 80% kết quả. Điều này cũng ứng với cách mình sử dụng để quản lý tồn kho quán cafe. Mình chỉ quản lý các món có nguyên vật liệu lớn, dễ thất thoát và có thể định lượng được. Những nguyên vật liệu nhỏ, không đáng quan tâm, dù thất thoát 1 tí cũng chẳng sao. Thay vì thời gian quan tâm chúng đi đâu mất, mình sẽ quan tâm tới khách hàng, marketing để thu hút nhiều khách hàng hơn.

CHính vậy bạn nên liệt kê 20% món và nguyên vật liệu bán chạy và cần kiểm soát tồn kho bằng phương pháp định lượng. Nhờ vậy bạn sẽ thấy được cost của 20% món bán chạy và tối ưu con số này. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian nhưng vẫn mang lại hiệu quả.

Kiểm kho hàng ngày

Bạn không nên tin vào báo cáo tồn kho nguyên vật liệu lý thuyết trên phần mềm quản lý bán hàng. Vì trên thực tế mình thấy đa phần luôn có sai lệch giữa thực tế và phần mềm dù bạn có làm cách gì đi chăng nữa. Chính vì vậy mình cho nhân viên cuối a dành 15 phút cuối ngày để kiểm kho. Những hàng hóa sắp hết sẽ ưu tiên kiểm để lên kế hoạch nhập hàng vào sáng hôm sau.

Mình lên 1 file Excel gồm các thông tin:

Tên hàng;
Đơn vị tính;
Cách kiểm kho (Cân, đếm, ước chừng);
Số lượng hiện tại

Nhân viên sẽ nhập liệu lên File Excel có thêm những thông tin sau:

Số lượng tối thiểu;
Số lượng nhập;
Nhập ở đâu;
Giá vốn bao nhiêu.

Vụ thể như vậy nên mình hoàn toàn có thể giao cho trưởng ca hoặc nhân viên cửa hàng làm thay công việc nhập hàng. Có một quy trình như vậy nên việc quản lý quán sẽ dễ dàng và ít tốn thời gian hơn.

Đảm bảo Cost chiếm tối đa 28% doanh thu

Đây là câu nói cửa miệng của mình khi tư vấn quản lý kho quán cafe. 25-28% là khoản cost quyết định đến lời lỗ kinh doanh cafe chỉ đứng sau doanh thu. Chính vì vậy đinh giá menu sao cho đúng, kiểm soát được hư hỏng nguyên liệu, pha chế chuẩn công thức là điều bắt buộc. Đặc biệt chủ quán phải là người nắm được báo cáo giá vốn hàng bán thực tế để có thể đưa ra phương án giải quyết tốt nhất.

Trên đây là toàn bộ chia sẻ về chủ để quản lý kho quán cafe. Rất mong bài viết sẽ mang lại kiến thức và giá trị nhiều hơn cho anh chị. Chúc các anh chị thành công. Nếu anh chị cần mua phần mềm quản lý quán cafe, hãy liên hệ Mr Quản để được tư vấn tốt nhất.

Hotline: 0929 292 606