Kinh nghiệm quản lý cửa hàng tạp hóa từ A đến Z (2021)

2.7/5 - (4 bình chọn)

Xin chào mọi người, mình là Mr Quản đây, tiếp tục trong chuỗi 15 bài viết chia sẻ về chủ đề kinh doanh tạp hóa. Hôm nay chúng ta sẽ tiếp tục với một bài viết được rất nhiều anh chị chủ cửa hàng tạp hóa yêu cầu. Đó chính là cách quản lý cửa hàng tạp hóa đầy đủ nhất. Dựa trên kinh nghiệm quản lý cửa hàng tạp hóa tư vấn cho nhiều cửa hàng, hôm nay mình sẽ viết 1 bài viết chia sẻ đầy đủ nhất về chủ đề này. Rất mong nó sẽ giúp anh chị sắp, đang và đã mở cửa hàng tạp hóa có cái nhìn rõ ràng nhất về quản lý cửa hàng tạp hóa và công việc cần làm.

Quản lý cửa hàng tạp hóa là gì?

Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực. Thuật ngữ “quản lý” cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức.

Khái niệm bên trên đã đưa ra cho bạn 1 cái nhìn tổng quan nhất về quản lý. Còn đối với khuôn khổ bài viết này mình định nghĩa quản lý đóng 2 vai trò:

Giúp cửa hàng vận hành đúng quy trình được đặt ra;
Giúp người quản lý, người chủ nắm được tình hình kinh doanh.

Xem thêm: Mô tả công việc nhân viên bán hàng siêu thị

Phân biệt quản lý cửa hàng tạp hóa và kinh doanh tạp hóa

Để quản lý cửa hàng tạp hóa tốt thì bạn cần biết quản lý cửa hàng tạp hóa là gì. Trong quá trình gặp gỡ và tư vấn quản lý tại cửa hàng tạp hóa mình nhận thấy anh chị bị lẫn lộn rất nhiều giữa quản lý cửa hàng tạp hóa và kinh doanh tạp hóa. Trong khi việc kinh doanh tạp hóa có mục tiêu chính là tăng doanh thu, lợi nhuận cho cửa hàng. Thì hoạt động quản lý đóng vai trò nhỏ hơn chính là đảm bảo quy trình và các báo cáo rõ ràng hơn. Như vậy rõ ràng chúng ta nhận thấy hoạt động quản lý cửa hàng tạp hóa sẽ không bao gồm khâu hoạch định và thực thi chiến lược kinh doanh.

7 điều khó khăn khi quản lý cửa hàng tạp hóa

Không quá 20% người kinh doanh tạp hóa có kinh nghiệm quản lý công việc kinh doanh. Đây là con số mà mình thống kê trong suốt 8 năm tư vấn vận hành kinh doanh tạp hóa. Đa phần các chủ cửa hàng đi làm thuê hoặc kinh doanh một mảng khác và có một số vốn dư ra. Sau đó họ mở một cửa hàng tạp hóa tự kinh doanh hoặc thuê nhân viên để vận hành. Những người chủ cửa hàng tạp hóa thường rất lờ mờ về quy trình quản lý cửa hàng. Chính vì vậy mình luôn cho rằng tìm một người giúp được anh chị, tư vấn quản lý tốt sẽ giúp cửa hàng vận hành dễ dàng và hiệu quả.

Trong quá trình tiếp xúc với các chủ cửa hàng tạp hóa, mình nhận thấy có 7 điều khó khăn mà một người chủ cửa hàng tạp hóa thường gặp phải như sau:

1. Nhớ tên sản phẩm và giá bán

Mình phải thừa nhận rằng người chủ cửa hàng tạp hóa tại Việt Nam là những người có trí nhớ siêu phàm. Thông thường một cửa hàng tạp hóa sẽ có từ 700 mã hàng đến hàng ngàn mã hàng khác nhau. Mỗi mã hàng sẽ có mức giá khác nhau. Tuy nhiên rất nhiều người chủ cửa hàng tạp hóa có thể nhớ được hết giá bán và tên sản phẩm. Tuy nhiên thời gian ban đầu bạn cũng có thể hình dung các chủ cửa hàng sẽ rất khó nắm được giá bán và tên của các sản phẩm.

Khi bạn bắt đầu kinh doanh tạp hóa chắc chắn bạn sẽ gặp vấn đề rất lớn ở chỗ này. Và giải pháp thì khá đơn giản thôi, hãy dùng phần mềm bán hàng tạp hóa. Nó sẽ giúp anh chị đỡ phải nhọc đầu và khỏi phải nhớ tên và giá bán sản phẩm nữa.

2. Tính tiền cho khách hàng nhanh và chính xác

Tính rợ là cách tính tiền cho khách của các cô chú bán hàng tạp hóa. Phương pháp này giúp họ nhân chia cộng trừ rất nhanh trong đầu mà không cần dùng tới máy tính. Một số người lại sử dụng máy tính để nhân chia cộng trừ giá bán tạp hóa để biết được số tiền khách cần trả. Nhưng bạn cũng phải thừa nhận với mình rằng cách này rất dễ gây nhầm lẫn và sai sót. Ông bà ta có câu sai con toán thì bán con trâu, tiền lời bán tạp hóa có được bao nhiêu đâu mà sai trong tính toán.

Quét mã vạch tính tiền của hàng tạp hóa nông sản — Quét mã vạch tính tiền cửa hàng tạp hóa nông sản

Vẫn tiếp tục là giải pháp sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Đối với cửa hàng tạp hóa nếu muốn bán hàng và tính tiền nhanh thì bạn nên trang bị thêm một máy quét mã vạch để nhập hàng hóa vào hóa đơn nhanh để tính tiền cho khách hàng.

3. Biết được số lượng hàng tồn kho

Hỏi 100 người kinh doanh tạp hóa không dùng phần mềm quản lý rằng tồn kho chi tiết từng mặt hàng đang ra sao? Chắc chắn với bạn họ đều sẽ lắc đầu không biết vì số lượng hàng quá nhiều. Việc không biết lượng hàng tồn kho trong cửa hàng dẫn tới rủi ro khách hàng mua nhưng chẳng có. Từ đó khách hàng có cơ hội mua hàng của bên đối thủ. Biết đâu bất ngờ khách đó sẽ quen và mua hoài của bên đối thủ kia thay vì bạn.

Ngoài việc không biết được chính xác hàng tồn kho thì việc bị thất thoát hàng hóa cũng là rủi ro lớn. Một mặt hằng 100k bán lời được 10k mà bị mất thì bán 10 cái mới bù lại được khoản bị mất. Nhưng tiếc là gần như các chủ cửa hàng tạp hóa không thể kiếm kho được hàng hóa cửa mình cũng vì lý do hàng quá nhiều.

Chắc chắn rồi vẫn là dùng chức năng quản lý kho hàng của phần mềm quản lý bán hàng. Khi bán hàng thì tự động trừ kho, nhập kho thì bạn tạ phiếu nhập hàng là xong. Phần mềm sẽ báo cho bạn số lượng tồn kho thực tế, đặc biệt hàng nào sắp hết cũng sẽ được cảnh báo để bạn chủ động nhập thêm hàng.

4. Biết được lãi lỗ hàng bán, lãi lỗ kinh doanh

Ủa rồi bán hàng tạp hóa có lời không? Lời được bao nhiêu một ngày một tháng. Rồi lãi lỗ kinh doanh thật sự có nắm hay không hay cuối ngày dư được nhiêu tiền đó là nghĩ nó là tiền lời. Rất nhiều người chủ kinh doanh tạp hóa không thể quản lý cửa hàng tạp hóa trong khâu báo cáo lãi lỗ. Ai cũng biết lãi lỗ hàng bán bằng doanh thu trừ cho giá vốn. Nhưng bạn có chắc bạn sẽ tính được tiền lời cho từng mặt hàng trong số cả ngàn mã hàng của mình chứ. Mình thì mình không có chắc đâu.

Báo cáo kết quả kinh doanh phần mềm tạp hóa KitoViet

Rồi các chi phí quản lý có ảnh hưởng tới lãi lỗ kinh doanh. Bạn có biết trong 1 tháng bạn có lời được 10 triệu khi kinh doanh tạp hóa hay không. Rồi dòng tiền trong 1 tháng của bạn thay đổi ra sao, tháng sau bạn cần bao nhiêu tiền để nhập hàng. Rất nhiều câu hỏi quản lý cửa hàng tạp hóa được đặt ra mà bạn cần xử lý.

5. Quản lý công nợ nhà cung cấp

Bạn thường xuyên phải nhập hàng hóa từ các nhà cung cấp khác nhau. Có đơn hàng mua bạn trả tiền ngay, có đơn hàng lại phải để lại công nợ. Vậy thay vì ghi trong sổ số tiền nợ thì có cách nào khác dễ dàng và quản lý công nợ nhà cung cấp dễ dàng hơn không.

Chắc chắn là sử dụng chức năng công nợ trong phần mềm quản lý bán hàng rồi. Đặc biệt là nó giúp bạn thống kê được các đơn hàng nào còn nợ, đơn nào đã trả giúp quản lý được số nợ nhà cung cấp chi tiết.

6. Quản lý công việc nhân viên cửa hàng

Làm sao bạn có thể biết được thời điểm nhân viên đến và mở cửa hàng. Làm sao để thống kê được số ngày đi làm trễ của nhân viên để bắt buộc họ phải đi làm đúng giờ. Hoặc bạn làm sao đảm bảo nhân viên làm việc cần làm vào những khung thời gian nhất định trong ngày. Rất nhiều vấn đề đau đầu khi bạn mở cửa hàng tạp hóa và thuê nhân viên. Chưa kể những vấn đề liên quan tới tiền bạc và hàng hóa như:

Nhân viên bán hàng tính tiền không in hóa đơn và dấu số tiền đó;
Nhân viên lấy cắp đồ trong cửa hàng;

Giải pháp cho vấn đề này sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau của bài viết.

7. Thường xuyên phải có mặt ở cửa hàng

Từ ngày ra kinh doanh tạp hóa, bạn thường xuyên phải ở cửa hàng từ đó 3 năm cuộc đời gắn liền với công việc này từ sáng đến tối. Nếu bạn thích điều đó thì không sao nhưng nếu bạn là người hướng ngoại, thích bay nhảy thì đây là vấn đề rất lớn.

Nhiều người người khi mới bắt đầu kinh doanh tạp hóa chưa thấy được viễn cảnh này. Cho đến khi những ngày, tuần đầu tiên bắt đầu và họ cảm thấy cuộc sống và kinh doanh bị mất cân bằng.

2 công cụ quản lý cửa hàng tạp hóa phải có

Nói nhiều về những khó khăn mà bạn sẽ gặp phải khi kinh doanh tạp hóa. Vậy giải pháp giúp quản lý cửa hàng tạp hóa thường được sử dụng của các cửa hàng là ra sao. Hãy cùng xem chi tiết như thế nào nhé.

1. Sử dụng phần mềm tính tiền cửa hàng tạp hóa

Bây giờ mà kinh doanh mà không dùng phần mềm quản lý bán hàng thì chắc chắn sẽ rất mệt mỏi. Nhất là đối với kinh doanh cửa hàng tạp hóa. Trước kia bạn sẽ phải đối mặt với các thử thách tính tiền thủ công dễ sai sót, không thể quản lý hàng tồn kho, công nợ v.v. Tuy nhiên nếu áp dụng phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa câu chuyện sẽ rất khác.

Trong bài viết top 7 phần mềm bán hàng tạp hóa mình đã có phân tích rất nhiều về công cụ quản lý cửa hàng tạp hóa này. Trường hợp bạn cần được tư vấn và hướng dẫn phần mềm quản lý bán hàng KiotViet – Phần mềm bán hàng tạp hóa số 1 thị trường. Hãy liên hệ 0929 292 606 (Mr Quản) sẽ tư vấn rất chi tiết và đầy đủ cho bạn.

Một số vấn đề quản lý trong cửa hàng tạp hóa sẽ được giải quyết tốt khi áp dụng phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa là:

Quản lý được tên hàng hóa theo mã vạch, giá bán được thiết lập sẵn từ trước;
Quét mã vạch, tính tiền, in hóa đơn cho khách hàng nhanh chóng và chuẩn xác;
Quản lý được nhập xuất tồn kho hàng hóa chi tiết;
Xem được báo cáo lãi lỗ hàng bán kinh doanh, báo cáo lãi lỗ hoạt động kinh doanh và hàng trăm báo cáo tùy biến khác;
Phần quyền, tính lương nhân viên chi tiết.

Một bộ phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa bao gồm:

1 phần mềm quản lý cửa hàng;
1 máy in hóa đơn cắt giấy tự động;
1 máy quét mã vạch;
1 máy tính/laptop/PC.

2. Quản lý công việc nhân viên cửa hàng tạp hóa

Ngoài công cụ phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa, chắc chắn bạn sẽ không thể bỏ qua quản lý nhân sự tại cửa hàng. Vì suy cho cùng con người sẽ vận hành các công cụ, và cũng chẳng công cụ nào có thể đáp ứng được hết các nhu cầu quản lý và vận hành cửa hàng nếu thiếu sự tham gia của con người. Vậy đối với quản lý cửa hàng tạp hóa, về mặt con người cần quan tâm những vấn đề nào.

4 thủ thuật nhân viên gian lận trong cửa hàng tạp hóa

Điều đáng lo ngại nhất đối với nhân sự cửa hàng tạp hóa đó chính là gian lận trong công việc. Nhân viên có thể lấy mất tiền của cửa hàng, mang đồ từ ngoài vào bán hoặc lấy đồ trong cửa hàng ra ngoài. Mọi hành động gian lận kiểu này đều khiến cho một khoản lợi nhuận của bạn bị mất đi. Ít thì không sang tuy nhiên thời gian dài diễn ra hành vi đó sẽ khiến thất thoát của cửa hàng tạp hóa rất lớn.

Đá bill: Đá bill là hành vi nhân viên cửa hàng dùng hóa đơn cũ của khách hàng mới. Tức là khách vẫn nhận được hóa đơn nhưng không ghi nhận trên phần mềm quản lý bán hàng. Nhân viên sẽ ẵm trọn số tiền bán hàng này cho dù cửa hàng của bạn có dùng phần mềm quản lý hay không.

Lấy trộm đồ của cửa hàng: Nhân viên ăn cắp vặt đồ trong cửa hàng tạp hóa mang về tiêu dùng cá nhân là hành vi không hiếm ở các cửa hàng tạp hóa. Ăn cắp quen tay, ngủ ngày quen mắt dần dần nếu bạn không thể biết và kiểm soát thì hành vi ăn cắp này sẽ ngày càng nghiêm trọng.

Mang đồ từ bên ngoài vào bán: Đây cũng không phải là trường hợp hiếm thấy, lúc này nhân viên mang đồ từ bên ngoài vào và cũng không in bill tính tiền cho khách hoặc đá bill. Như vậy bạn hoàn toàn không thể truy vết được gian lận này.

Bán hàng không in hóa đơn: Tương tự với hành vi đá bill nhưng lúc này nhân viên sẽ không đưa hóa đơn cho khách. Một số khách hàng họ để tâm sẽ đòi hóa đơn để bảo vệ quyền lợi cho chủ cửa hàng tạp hóa. Nhưng cũng không ít người khách hàng chẳng quan tâm tới vấn đề này đâu.

Những công cụ kiểm soát nhân viên cửa hàng tạp hóa

Bản mô tả công việc nhân viên tạp hóa

Một bảng mô tả công việc của nhân viên tạp hóa sẽ giúp cho bạn đưa ra những đầu việc cụ thể, chi tiết cho nhân viên. Nhân viên thì tạo được thói quen làm việc theo phân công, không bị quên việc cần thiết. Tương tự với mô tả công việc nhân viên phục vụ quán cafe. Tuy nhiên với cửa hàng tạp hóa thì quy trình làm việc sẽ đơn giản hơn khá nhiều.

Yêu cầu nhân viên in hóa đơn khi bán hàng

Trong quy định làm việc của nhân viên cửa hàng tạp hóa, bạn cần quy định yêu cầu bán hàng phải in hóa đơn. Trường hợp không in hóa đơn bạn cần phật thật nặng để mang tính ren đe và phòng ngừa gian lận. Bạn cũng có thể dán một thông báo khách hàng được thưởng 200k khi phát hiện nhân viên bán hàng không in hóa đơn. Làm như vậy đố nhân viên nào dám bán hàng không in hóa đơn đấy.

Gắn camera quan sát

Gắng một số Camera tại các góc của cửa hàng tạp hóa giúp bạn vừa cảnh báo nhân viên vừa là biện pháp theo dõi cửa hàng từ xa. Tất nhiên là bạn không cần phải vài tiếng là móc điện thoại ra xem cửa hàng một lần, điều đó là không cần thiết, hãy tập trung công việc của mình. Trường hợp có xảy ra vấn đề ngoài ý muốn bạn có thể tua lại cam để xem.

Thường xuyên kiểm kho

Bạn nên thường xuyên kiểm kho hàng tạp hóa theo nguyên tắc 80/20. Tức là bạn sẽ kiểm 20% loại hàng có phát sinh nhiều doanh thu mà thôi. Chứ đi kiểm tra hết hàng trong cửa hàng thì có mà hết thời gian bán hàng. Việc kiểm kho này cũng là hành động cảnh báo nhân viên không dám mang đồ của cửa hàng ra ngoài vì sẽ có sai lệch trong phần mềm và thực tế.

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của mình về chủ đề cách quản lý cửa hàng tạp hóa. Rất mong thông tin trên đã giúp ích được anh chị trong quá trình kinh doanh. Chúc anh chị thành công.